Organisasi dan Koordinasi I

Ketika kita berbicara organisasi, maka kita akan dihadapkan kepada sebuah perkumpulan yang terdiri dari banyak orang yang memiliki satu tujuan yaitu untuk mempertahankan dan melanjutkan sebuah perjuangan agar organisasi tersebut berjalan dengan lancar dan terus bergerak pada koridor yang telah ditentukan sesuai kesepakatan bersama. Hal ini diperkuat KBBI, yang mana organisasi berarti kesatuan yang terdiri atas bagian-bagian dalam perkumpulan dan sebagainya untuk tujuan tertentu.

Setelah kita mengetahui definisi dari organisasi, maka yang menjadi pertanyaan adalah bagaimana cara untuk memanajemen sebuah organisasi agar terus berjalan sesuai dengan koridornya dan sejalan dengan visi misi organisasi tersebut? Karena didalam sebuah organisasi akan ada banyak orang yang berbeda karakter yang kemudian dijadikan satu. Maka hal yang paling mendasar adalah organisasi mempunyai bagian-bagian, jika diibaratkan sebuah rumah, didalam rumah terdapat kamar, ruang tengah dan ruang tamu. Kamar diisi oleh penngurus inti, ruang tengah diisi oleh kepala divisi dan ruang tamu diisi oleh anggota.

Kamar atau pengurus inti ini adalah orang-orang yang menjadi motor penggerak dan orang-orang yang akan membawa arah organisasi tersebut, jadi mereka semua yang berada didalam pengurus inti sudah terbayang grand design organisasi untuk satu tahun kepengurusan. Biasanya pengurus inti terdiri oleh ketua, wakil, sekretaris, dan bendahara. Untuk struktural pengurus inti disesuaikan dengan kesepakatan bersama yang telah dimusyawarahkan.

Ruang tengah atau kepala divisi adalah orang-orang yang sudah mempunyai tugas masing-masing dan tugas serta jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan organisasi yang ada. Secara struktural fungsi dari kepala divisi adalah penghubung antara pengurus inti dan anggota, pertanggungjawaban kepala divisi atas semua tugas-tugasnya adalah kepada pengurus inti. Contohnya didalam sebuah organisasi terdapat divisi kaderisasi, kesekretariatan, dan media informasi. Berarti jumlah divisi didalam organisasi tersebut ada tiga dan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

Ruang tamu atau anggota secara struktural adalah orang-orang yang menjalankan tugas-tugas organisasi sesuai dibidang mana mereka berada. Jika mereka anggota bidang kesekretariatan maka secara strukrural tugas mereka adalah menjalankan hal-hal yang berhubungan dengan kesekretariatan.

Nah, pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana cara mengatur ritme organisasi agar berjalan dengan baik? Karena didalam organisasi terdapat tiga bagian yaitu pengurus inti, kepala divisi, dan anggota. Maka jawabannya adalah komunikasi yang akan melahirkan sebuah koordinasi, dan dari koordinasi akan menjadikan organisasi itu berjalan sesuai tujuan bersama.

Yang perlu dipahami adalah didalam sebuah organisasi terdapat koordinasi, yang mana semua orang atau divisi punya tugas masing-masing. Secara struktural divisi media dan informasi akan mengerjakan hal-hal yang berhubungan dengan media informasi, ketika divisi media dan informasi mengerjakan hal-hal yang berhubungan dengan kaderisasi atau kesekretariatan maka hal ini akan menyalahi aturan organisasi, karena masing-masing orang dan divisi punya tugas yang berbeda-beda sesuai dengan tugas yang telah diarahkan oleh Anggaran Dasar/ Anggaran Rumah Tangga atau Garis Besar Haluan Organisasi serta pengurus inti. Jadi, tiap divisi punya tugas masing-masing dan tidak akan mengerjakan hal-hal yang diluar konteks tugasnya ketika berada didivisi tersebut.

Kemudian, agar terdapat koordinasi yang baik, yang perlu dipahami adalah ada hal-hal yang cukup pengurus inti saja yang tau, kemudian ada hal-hal yang pengurus inti bersama kepala divisi saja yang tau, dan ada hal-hal yang semua pengurus mesti tau. Selanjutnya ada keputusan-keputusan yang  pengurus inti saja yang memutuskannya, kemudian ada keputusan-keputusan yang pengurus inti serta kepala divisi yang menentukan, dan ada keputusan-keputusan yang dilakukan secara bersama seluruh pengurus. Mengapa demikian? Kita kembali ke awal pembahasan, karena didalam organisasi terdapat kamar, ruang tengah, dan ruang tamu. Semua elemen organisasi mesti memahami hal ini, bahwasanya masing-masing bidang mempunyai tugas masing-masing, jika tidak maka dapat dipastikan koordinasi tidak akan berjalan dengan baik dan hal ini akan mengganggu berjalannya organisasi.

Dinamika yang terjadi dilapangan adalah masing-masing divisi mengambil tugas divisi lain atau ikut mencampuri urusan divisi lain, meskipun secara fungsional semua orang ikut terlibat, tapi secara struktural, hal ini tidak diperbolehkan dan inilah yang akan menjadi akar konflik didalam sebuah organisasi. Secara struktural melalui garis koordinasi, maka yang berhak memberikan teguran, usulan dan saran serta masukan kepada masing-masing divisi adalah pengurus inti, bukan divisi lain. Dinamika selanjutnya terdapat pengurus yang tidak paham akan hal pengambilan keputusan, pengurus inti memutuskan A maka anggota dimasing-masing divisi meminta B dan hal inilah yang akan menjadi akar konflik didalam sebuah organisasi, Karena didalam ilmu kepemimpinan ada saatnya kita mesti otoriter dan ada kalanya pula kita mesti demokrasi dengan bermusyawarah, rasanya tidak akan mungkin untuk menentukan tempat sebuah kegiatan harus ditentukan oleh semua pengurus, hal ini akan mengundang perdebatan dan menguras banyak waktu.

Maka dari itu dimanapun kita berada, apapun posisi kita didalam sebuah organisasi, yang mesti ditekankan adalah pahami benar apa tugas kita sebenarnya. Karena dengan mengetahui tugas kita sebenarnya, hal ini akan membuat koordinasi berjalan dengan baik dan organisasi kita berjalan terus sesuai tujuan bersama serta akan melahirkan kenyamanan bagi kita yang berada didalamnya.